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Seit dem Aufkommen dieses digitalen Kommunikationsmittels empfangen und versenden wir eine unglaubliche Menge an E-Mails. Ihre Rolle in der externen Kommunikation, insbesondere im B2B- und B2C-Bereich, wird derzeit nicht so sehr in Frage gestellt. Andererseits hat sie für die interne Unternehmenskommunikation ziemlich "ausgedient", vor allem seit der Verfügbarkeit anderer digitaler Lösungen, die hauptsächlich auf Apps basieren.
"Dieser Tag ist gekommen, und um ehrlich zu sein, habe ich mich auf ihn gefreut. Letzten Donnerstagmorgen wachte ich an einem trüben Morgen auf und fuhr früh zu einer Veranstaltung in Kapolcs. Die Zeit zwischen 6 und 8 Uhr ist immer kritisch, dann kommen 80 % der Newsletter an. Ich war gerade in Székesfehérvár, als mein Telefon mehrmals vibrierte, ich spürte, dass es losging. Natürlich habe ich es nicht berührt, ich habe auf das Navi geschaut, aber das erste, was ich nach dem Anhalten gemacht habe, war, nachzusehen. Und es passierte..." - schreibt Tamás Barathi, Gründer und CEO der Blue Colibri App, in seinem LinkedIn-Post anlässlich des Erreichens des 40.000sten ungelesenen E-Mail-Postfachs. Dann fährt er fort: "Ich erinnere mich an die vorherigen Meilensteine: 1000..., 5000..., 10,000. Ein Ort, ein Gefühl, vielleicht eine angenehme Erinnerung. Ich habe immer versucht, das Wachstum zu kontrollieren, aber es war unmöglich. Ich habe es geschafft, eine Woche lang bei 15.000 zu bleiben, aber dann habe ich es sein lassen...".
Tamás Barathi ist wahrscheinlich nicht der Einzige mit diesem Spitzenwert, denn die Zahl der Menschen mit Konten und die Zahl der gesendeten und empfangenen E-Mails ist seit der Einführung der E-Mail exponentiell gestiegen.
Die erste E-Mail wurde 1971 versandt und empfangen. Ray Tomlinson von der BBN verschickte die erste Nachricht über das Netzwerk und führte die Verwendung des "@"-Zeichens ein, um zwischen dem Namen des Benutzers und dem Namen des Rechners des Benutzers zu unterscheiden. Die beiden Rechner standen übrigens nebeneinander, wie der Wikipedia-Eintrag besagt.
In den 1980er und 1990er Jahren wurde die Nutzung von E-Mail in Unternehmen, Behörden, Hochschulen und beim Militär alltäglich. Mit dem Aufkommen von Webmail (einer Form von E-Mail in der Web-Ära) und E-Mail-Clients war die E-Mail Mitte der 1990er Jahre fast vollständig verfügbar, und in den 2000er Jahren war sie ein weit verbreitetes Kommunikations- und Nachrichtenmittel geworden. Ein wichtiger Meilenstein war, dass mit der Popularität von Smartphones und der Entwicklung von Apps der sofortige Echtzeit-Zugriff auf E-Mails Anfang der 2010er Jahre Realität wurde.
Interessanterweise war es Königin Elisabeth II., die 1976 ihre erste E-Mail über ein geschlossenes System verschickte, und 1983 traf die erste Internet-E-Mail am Karlsruher Institut für Technologie ein. Der amerikanische Präsident Bill Clinton beantwortete 1994 eine Frage an den schwedischen Premierminister per E-Mail.
Nach Untersuchungen von Statista steigt die Zahl der täglich versendeten E-Mails stetig an, von 269 Milliarden E-Mails im Jahr 2017 auf mehr als 376 Milliarden E-Mails im Jahr 2025. In Bezug auf die Größenordnung bedeutet dies, dass
Auch die Zahl der E-Mail-Nutzerinnen und -Nutzer wächst: Von 2018 bis 2019 stieg die Zahl der E-Mail-Konten weltweit um 100 Millionen auf 2,8 Milliarden, und für das Jahr 2025 wird prognostiziert, dass es weltweit mehr als 4,5 Milliarden E-Mail-Nutzerinnen und -Nutzer geben wird.
Tägliche Anzahl der weltweit gesendeten und empfangenen E-Mails zwischen 2017 und 2025 (in Milliarden)
"Ich denke oft über die Rolle der E-Mail in unserem Leben und unserer Arbeit nach", fährt Tamás Barathi in seinem Beitrag fort. "Mögen wir E-Mail überhaupt? Oder ist sie ein notwendiges Übel? Es ist sicher, dass wir früher nicht so viele E-Mails mit der Hand und der Schreibmaschine geschrieben haben, und sie hatten alle einen Sinn. Wir waren froh, sie zu lesen. Heutzutage... Wenn ich eine E-Mail öffne und sehe, dass sie aus vielen Absätzen besteht, kann ich mich kaum dazu durchringen, sie zu lesen.
Oder wie oft wir in CC, vielleicht BCC aufgeführt sind. Warum???? Ist es für mich? Muss ich darauf antworten? Oder wollte jemand nur zeigen, dass jemand an jemand anderen schreibt, es ist gut, das zu wissen? Aber wenn ich 300-400 davon pro Tag bekomme, wann kann ich sie bearbeiten?
Und macht es Sie nicht stutzig, wenn jemand E-Mail als Chat benutzt und ein Wort oder ein Satzfragment eintippt? Nun, ich schon... Es wäre einfacher, schneller und transparenter, dies in einer beliebigen Chat-Anwendung zu tun".
In unserem letzten Artikel haben wir darüber berichtet, dass laut einer Umfrage ein Viertel der Nutzer E-Mails von Arbeitgebern "häufig" überspringt, insbesondere die 33- bis 44-Jährigen.
Dennoch hat der Autor festgestellt, dass die E-Mail noch nicht aufgegeben wurde. 71 % der Befragten gaben an, dass die E-Mail die bevorzugte Methode ist, um nicht dringende und routinemäßige Arbeitgeberinformationen zu erhalten.
Interessant ist auch, dass die E-Mail in der Regel die am wenigsten bevorzugte Option für die Mitarbeiter war, wenn es darum ging, Informationen über Einstellungen oder Schulungen zu erhalten; nur 4 % der Befragten hielten E-Mail für die beste Wahl. Bei Schulungs- und Einarbeitungsprozessen waren Messaging-Apps (48 %) und Telefonkonferenzen (26 %) die ersten beiden Wahlmöglichkeiten der Mitarbeiter. Diese Kanäle ermöglichen ein höheres Maß an Personalisierung, sind ideal für Schulungen und zur Förderung des Engagements.
"Ich verstehe, dass sich dies als offizieller Kanal für die externe Kommunikation nicht ändern wird, aber in der internen Kommunikation sind wir nun gezwungen, dies vor allem aufgrund interner Regeln zu tun. Heute ist die E-Mail einer der langsamsten Kommunikationsprozesse und das langsamste Online-Format", sagt Tamás Barathi, der auch einen Vergleich anstellt, als eine Art Hinweis auf den Umfang und die Häufigkeit, mit der es sich lohnt, die E-Mail in der internen Unternehmenskommunikation beizubehalten.
"Wir verschicken eine neue Richtlinie per E-Mail, mit einer längeren Einleitung (oder gar nichts) und einem angehängten Dokument.
Wir bitten unsere Kollegen, ihn zu öffnen und zu lesen.
Und wir denken, dass wir, nachdem wir sie verschickt haben, von nun an unsere Hände in Unschuld waschen können, denn wir haben alle informiert, es gibt Beweise dafür.
Darüber hinaus wird der Kollege sie entweder herunterladen oder nicht, aber wenn man sie herunterlädt, wird sie auf einer Festplatte, auf einem bestimmten Desktop oder sogar auf einem Telefon sein.
Es ist schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer sie gelesen hat, und auf der Seite des Mitarbeiters kann ich nicht nachverfolgen, welche die aktuelle ist, weil ich die E-Mails nicht filtern kann, wenn sie immer mit unterschiedlichen Betreffs verschickt werden..."
"Ich lade die Richtlinie in die strukturierte Dokumentenablage der Kommunikationsplattform hoch. Ich erstelle eine gekennzeichnete Informationsmitteilung, in die ich die Richtlinie in einem blätterbaren PDF-Format einbette.
Gezielt an die Betroffenen geht die Info raus und sie erhalten eine Push-Benachrichtigung. Ich füge eine Feedback-Schaltfläche ein, auf die der Mitarbeiter drücken kann, um zu bestätigen, dass er den Inhalt gelesen und sogar zur Kenntnis genommen hat. Ich kann die Schaltfläche auch so einstellen, dass sie erst aktiv wird, nachdem die Seite durchgeblättert wurde.
Ich werde den Kollegen das Verfahren kurz erklären. Ich kann im System sehen, wer das schon gemacht hat.
Ich kann automatische Warnungen einrichten, die in bestimmten Abständen als Push-Nachrichten für Benutzer erscheinen, die den Prozess nicht abgeschlossen haben.
Ich kann die Policen im System strukturiert und nach Gültigkeit einsehen."
"Aber mit den neuen Kommunikationsplattformen haben wir die Möglichkeit, 100 % der Mitarbeiter zu erreichen, und zwar über ihre eigenen Telefone und in sehr einfachen, benutzerfreundlichen Formaten", erklärt der CEO, der dieses Tool als besonders leistungsfähige Lösung in einer Umgebung ansieht, in der nicht am Schreibtisch gearbeitet wird, denn in vielen Fällen "hat die E-Mail noch nicht einmal Einzug in die Entwicklung der internen Kommunikation gehalten, weil die Unternehmen eine Art installiertes Display-Self-Service-System, einen SMS-Dienst oder eine Kommunikationsplattform eingeführt oder Messenger- oder Viber-Gruppen ohne besondere Berechtigungen verwendet haben, anstatt eine Unternehmens-E-Mail-Adresse für alle zu erstellen".
laut Tamas Barathi
Man muss sich überlegen, wie oft und für welche Fälle man es nutzen will. Ich sehe es höchstens als eine Art ergänzenden Kanal und als eine Zusammenfassung, die den anderen Plattformen hilft, zu funktionieren.
