5+1 praktische Tipps für das digitale Onboarding

Wenn Ihr Unternehmen vor einer digitalen Transformation steht und Sie einige professionelle Tipps darüber benötigen, wie Sie Ihr Onboarding umgestalten können und was Sie nach der Einführung des neuen Systems erwartet, ist unser Artikel genau das Richtige für Sie. Anhand praktischer Beispiele teilen einige unserer Partner jetzt ihre Erfahrungen und Tipps aus erster Hand mit Ihnen: Lídia Blaskovics, Kommunikationsspezialistin der Güntner-Tata Kft, Andrea Sápi, Schulungs- und Entwicklungsspezialistin der Trenkwalder Group und Beáta Heiling-Koltai, Schulungs- und Kommunikationsspezialistin der RUAG Hungarian Ammotec Inc. Was waren ihre initialen Gründe? Worauf gilt es zu achten? Welche Auswirkungen hat die Einführung von digitalem Onboarding auf das Unternehmen? Und natürlich: Was denken die Mitarbeiter?

1. Nehmen Sie sich die Zeit und es wird sich um ein Vielfaches auszahlen!

Einer der großen Vorteile des digitalen Onboarding besteht darin, dass Sie den Prozess nur einmal in der Unternehmensanwendung erstellen. Danach kann er einfach automatisiert werden. Es besteht keine Notwendigkeit, Zeit für langwierige Schulungen aufzuwenden. Neue Mitarbeiter können das verfügbare Material nach ihrem eigenen Zeitplan bearbeiten - und zwar auf eine Weise, die leicht bewertet werden kann.

All dies in der Praxis

• Bei Güntner-Tata Ltd. wurde das Onboarding früher durch persönliche Präsentationen durchgeführt. Die regionalen Präsentationen wurden von den Mitarbeitern der jeweiligen Region gehalten, die sich dafür jeden Montag 30-60 Minuten einplanen mussten. Mit dem digitalen Onboarding konnte der Onboarding-Prozess von zwei Tagen auf nur einen Tag verkürzt werden. Dadurch wurden 7 Stunden pro Woche für die Schulungsverantwortlichen frei. 

• Da die Trenkwalder-Gruppe nun Videoinhalte für neue Mitarbeiter anbietet, müssen diese weniger Zeit damit verbringen in die Nutzung der Datenbanken eingewiesen zu werden. Dafür können sie sich stärker auf die Wissensvermittlung für Projekte konzentrieren. Infolgedessen konnten einige persönliche Einweisungen kombiniert und angepasst werden.

Tipp: Die Vorbereitung des digitalen Onboarding erfordert initialen Aufwand, um die digitalen Materialien vorzubereiten. Doch es lohnt sich. Denn es spart dem Unternehmen enorm viel Zeit, wenn der Prozess erst einmal angestossen ist. (Güntner-Tata Kft.)

2. Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt und "das Wunder geschieht"!

Neue Kollegen müssen sich nicht nur mit ihren Aufgaben, sondern auch mit einer Reihe anderer Dinge vertraut machen. Die unternehmensübergreifenden Prozesse und Schnittstellen selbst werden neu sein, sie müssen das Unternehmen und das Team kennenlernen, an Schulungen wie Brandschutz- und Sicherheitsschulungen teilnehmen usw. Ein erfolgreiches digitales Onboarding erfordert gut vorbereitete Inhalte und zielgerichtet gestaltete Tests.

All dies in der Praxis

• Der gesamte Onboarding-Prozess von Trenkwalder wurde erneuert. Bestehende professionelle Betriebsmittel und Ressourcen wurden so verändert, dass sie ein neues, markengerechtes Erscheinungsbild erhalten haben. Neue Materialien haben die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens verbessert, indem ein einziger digitaler Onboarding-Lehrplan für mehrere Berufsbereiche erstellt wurde.
• Die gesamte RUAG Hungarian Ammotec Inc. war an der Zusammenstellung der Onboarding-Inhalte beteiligt. Alle Elemente, auch jene, bei denen eine persönliche Anwesenheit unerlässlich ist (Werksbesichtigung, Besuch der Ballistikstation), wurden digitalisiert und können sowohl von Angestellten als auch von Arbeitern zu Hause angesehen werden. So erhalten alle Einsteiger ein einheitliches Bild und einen einheitlichen Wissensstand, damit sie nicht nur "Mauern bauen", sondern wissen, dass sie "eine Kirche bauen".

Tipp:Bereits vor der Umsetzung sollte geprüft werden, welche Inhalte, Prozesse und Systeme sich in naher Zukunft voraussichtlich ändern werden. Es ist empfehlenswert, mit der Digitalisierung in Bereichen zu beginnen, in denen solche Änderungen nicht zu erwarten sind. Es lohnt sich zudem, das Gesamtthema vorab zu definieren. Hierzu empfiehlt es sich, vor Projektbeginn eine Stellenbefragung von Seiten der Personalabteilung durchzuführen, damit man ein vollständiges Bild davon bekommt, auf welche Aufgabengruppen man sich bei der Entwicklung des Curriculums konzentrieren sollte. Die größte Hilfe bei der Gestaltung eines solchen digitalen Lehrplansystems ist die Erstellung eines Projekt- und Zeitplans. Dieser sollte das Format, in dem Sie die Prozesse präsentieren möchten (Video, Präsentation...), festgelegen. Darüber hinaus, welche Inhalte Sie digitalisieren möchten und wo es wichtig ist, persönliche Präsentationen mit den digitalen Inhalten zu verbinden.(Trenkwalder Gruppe)

3. Eine App + ein Tool + ein Zugang, und schon beginnt der Prozess!

Das Onboarding neuer Kollegen kann durch digitales Onboarding automatisiert werden. Sie benötigen nur ein Smartphone, ein Tablet oder einen Computer und können die Materialien in ihrem eigenen Tempo ausfüllen und überprüfen, wann immer sie wollen. Ganz gleich, ob Ihre neuen Mitarbeiter die Materialien von Kiosken, Laptops oder ihren eigenen Geräten in einem Werk oder Bürogebäude aus einsehen, sie werden nichts verpassen. 

All dies in der Praxis

• Bei Güntner-Tata Kft. befürchtete man zunächst, dass nur wenige Mitarbeiter die Lektionen auf ihren eigenen Geräten absolvieren wollten. Doch sie wurden eines Besseren belehrt. Neue Kollegen luden die App eifrig herunter und begannen mit dem Onboarding-Prozess. 
• Neue Kolleg:innen der Trenkwalder-Gruppe erhalten in den ersten Tagen Zugang zum digitalen E-Learning-System, über das sie die Grundlagen der Organisationsstruktur erlernen können. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über ihre Aufgaben und die Nutzung der Datenbanken. Es wurden separate Onboarding-Gruppen eingerichtet, um zu steuern, wer auf das aktuelle Schulungsmaterial zugreifen kann. Trenkwalder hat zudem damit begonnen, die Administratorfunktion für E-Learning-Materialien zu nutzen, damit die Manager leicht den Überblick darüber behalten können, wo sich die neuen Mitarbeiter im Prozess aktuell befinden. 
• Bei RUAG Hungarian Ammotec Inc. geht es am Tag der Umsetzung nach Unterzeichnung der notwendigen Papiere in der ersten Onboarding-Präsentation um die Unternehmenskommunikation, bei der alle Mitarbeiter  die App sofort auf ihrem Handy installieren, die digitalisierte Onboarding-Oberfläche und die Erkennungsfunktion kennenlernen und nutzen sowie die wichtigsten aktuellen Nachrichten erfahren. Auf diese Weise werden sie sofort zu aktiven Nutzern.

Tipp:Wenn Sie Videoinhalte in Ihrem digitalen Onboarding verwenden, sollten Sie Ihren Mitarbeiter:innen Tablets und Headsets zur Verfügung stellen, um den Prozess zu unterstützen. Mit Tablets können die Kolleg:innen Videos und Präsentationen in höherer Auflösung ansehen. (Güntner-Tata Kft.)

4. Überprüfen Sie Ihr erworbenes Wissen!

Es ist wichtig zu wissen, wo der neue Mitarbeiter im Lernprozess steht. Die erworbenen Kenntnisse sollten bewertet werden. Denn eine direkte Rückmeldung ist für den Neueinsteiger enorm hilfreich, wenn er durch Tests sicher sein kann, dass er alle notwendigen Informationen verstanden hat und in seinem Arbeitsbereich erfolgreich umsetzen kann. Und natürlich kann auch das Unternehmen dadurch sicher sein, dass die Ausbildung ohne persönliche Schulung effektiv war.

All dies in der Praxis

• Am Ende des Onboarding-Prozesses müssen die neuen Kolleg:innen von RUAG Hungarian Ammotec Inc. eine Online-Grundprüfung ablegen. Diese zeigt, ob sie sich dessen bewusst sind, in welche Art von Unternehmen sie einsteigen. Welche Art von Arbeit sie antreten und welche wesentlichen Regeln sie befolgen müssen, um sich selbst und das gesamte Unternehmen hinsichtlich der Arbeitssicherheit zu schützen.
• Bei der Trenkwalder-Gruppe ermöglichte der Einsatz der Videofunktion neuen Kollegen, nach der Bearbeitung der Inhalte mit Vorwissen und Fragen zu den persönlichen Einführungen zu kommen. Dies erhöhte die Effizienz des Lernprozesses erheblich.

Tipps:

- Messen Sie stets die Ergebnisse des Onboarding. Gegen Ende der Einarbeitungszeit lohnt es sich, um Feedback zu bitten, um zu erfahren, wie die Informationen über das Unternehmen im Arbeitsalltag umgesetzt werden.(RUAG Hungarian Ammotec Inc.)

- Um sicherzustellen, dass das erworbene Wissen messbar ist, lohnt es sich, den zu prüfenden Inhalt und die Schwelle für den erfolgreichen Abschluss einer Lektion im Voraus festzulegen (Trenkwalder-Gruppe).

5. Denke individuell, denke im Team!

Beim digitalem Onboarding geht es nicht darum, die Personalisierung gänzlich aufzugeben, im Gegenteil! Es ist ein Kanal, der Neuankömmlingen mehr Komfort bietet und ihnen die Möglichkeit gibt, sich gründlich zu orientieren, zu üben, zu wiederholen und das Unternehmen in ihrem eigenen Tempo kennenzulernen.

All dies in der Praxis

• Die Rückmeldungen der Mitarbeiter bei RUAG Ammotec Ungarn zeigen, dass die Integration in das Team dank des digitalen Onboardings einfacher geworden ist. Die gegenseitige Wertschätzung zugenommen und Spannungen zwischen verschiedenen Abteilungen abgenommen haben. Das Feedback am Ende der Probezeit zeigte, dass die meisten Abteilungen das während des Onboardings erworbene Wissen als nützlich empfanden.
• Auch die Mitarbeiter der Güntner-Tata Kft. gaben positives Feedback zum digitalen Onboarding, wie beispielsweise: es ist interaktiv, leicht und einfach auf einem Smartphone auszuführen, einfach, klar und modern.
• Nach der Bearbeitung der E-Learning-Materialien haben die neuen Kolleg:innen der Trenkwalder-Gruppe bereits einen Überblick über das System, haben konkrete Fragen dazu und können mit einigen Vorkenntnissen in das persönliche Lernen einsteigen. Die Führungskräfte sind zufriedener und immer mehr geben an, dass in ihren Bereichen Bedarf an der Entwicklung von digitalen Wissensmaterialien besteht.

Tipp: Quiz und Preise können eingesetzt werden, um neue Mitarbeiter zum Lernen zu ermutigen. In einem Produktionsbetrieb ist es wichtig, das physische Personal einzubeziehen: Wenn alle das gleiche Onboarding erhalten, werden Teamgeist und gegenseitige Wertschätzung gestärkt. (RUAG Hungarian Ammotec Inc. )

+1. Die große Frage: Warum überhaupt?

Jedes Unternehmen ist anders, aber es gibt sicherlich viele ähnliche Herausforderungen. Die Digitalisierung von Onboarding-Prozessen kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht entlasten und neue Möglichkeiten für Mitarbeiter eröffnen.

Die Beweggründe unserer Kunden

• Mitarbeiterbindung: Für die RUAG Hungarian Ammotec Inc. stand Mitarbeiterbindung im Fokus, weshalb der Einstieg und die Integration neuer Kollegen so reibungslos wie möglich gestaltet werden sollte. In ihrem Unternehmen ergänzt die Digitalisierung nun die persönlichen Schulungen, so dass Kollegen alle Informationen noch einmal nachlesen können. Auch die Stärkung der Compliance war wichtig.
• Eine kohärente Wissensbasis: Die Trenkwalder-Gruppe wollte einen einheitlichen Schulungsplan für ihre mehr als 20 Standorte erstellen, damit ein einheitlicher Wissensbestand an neue Kollegen weitergegeben werden kann. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter so schnell wie möglich in der Produktion eingesetzt werden können.
• Verringerung der Arbeitsbelastung: Die Güntner-Tata Kft. wollte die Arbeitsbelastung ihrer Auszubildenden reduzieren. Zu Beginn des Coronavirus sollte zudem die Anzahl der Kontakte reduziert werden, was ein weiteres Argument für die Digitalisierung darstellte.

Wenn Sie mehr über digitales Onboarding erfahren möchten, finden Sie viele weitere Informationen auf unserer Website.

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