Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über Neuigkeiten im Unternehmen zu informieren, ist Schritt 0 bei der Verbesserung des Mitarbeiterengagements. Heutzutage ist es für ein Unternehmen unerlässlich, seine Mitarbeitenden wöchentlich oder monatlich in Form eines Newsletters über das Geschehen im Unternehmen und bei den Mitarbeitenden zu informieren. Es ist jedoch wichtig, dies auf eine Art und Weise zu tun, die sicherstellt, dass Sie Ihre KollegInnen tatsächlich erreichen und nicht im Papierkorb ihres Mailprogramms landen. Im folgenden Artikel haben wir einige bewährte Verfahren zusammengestellt, mit denen Sie Ihren internen Unternehmens-Newsletter zu einem wirklich effektiven Instrument machen können.
Die Aufgabe der internen Kommunikation wird - vor allem in Unternehmen, die keinen eigenen Fachmann haben und die Verantwortung oft dem Marketing oder der Personalabteilung überlassen - oft als zusätzliche Belastung empfunden, die wenig oder keinen Raum für Kreativität lässt.
Auch wenn die häufig zitierte Statistik, wonach der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag erhält, in einigen Branchen übertrieben erscheint, lässt sich nicht leugnen, dass interne Newsletter in einem harten Wettbewerb stehen, wenn es darum geht, geöffnet zu werden. Wahrscheinlich haben Sie schon einmal einen Firmen-Newsletter erhalten, bei dem Sie angesichts der gähnenden Überschriften mit den Augen gerollt und den unnötig langen Text überflogen haben, bevor Sie ihn nach dem dritten Mal automatisch gelöscht und nie wieder geöffnet haben. Damit sind Sie nicht allein: In der Regel bleiben 34 % der Unternehmensnewsletter ungelesen.
Ein gut geschriebener interner Newsletter ist jedoch eine gute Möglichkeit, die Unternehmenskultur und die Gemeinschaft zu fördern. Es ist eine gute Idee, Ihren Newsletter nach dem Vorbild der im externen Marketing verwendeten Newsletter zu gestalten, die von Experten nach sorgfältiger Planung und unter Verwendung bewährter Formate erstellt werden. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge zur Verbesserung des Inhalts, des Nutzens und der Wirksamkeit Ihres Newsletters.
Mit der Wahl des richtigen Titels sind Sie auf halbem Weg zum Erfolg. Die Betreffzeile ist Ihre erste und im Grunde genommen einzige Chance, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen, daher ist es wichtig, diese Chance immer zu nutzen, um die Mitarbeitenden zum Öffnen des Schreibens zu bewegen. Das geht am einfachsten, indem Sie ihnen verdeutlichen, was sie durch einen Klick gewinnen können. Zum Beispiel:
Achten Sie darauf, dass Sie die potenzielle Wirkung der Zusammenfassung auf den Leser hervorheben. Um eine maximale Wirkung zu erzielen und die von verschiedenen E-Mail-Clients auferlegten Beschränkungen zu berücksichtigen, sollte der Titel nicht länger als 45-50 Zeichen sein.
Bei persönlichen Befragungen zur Untersuchung des Mitarbeiterengagements achten die Analysten auf Aussagen wie "so lösen wir die Herausforderungen in unserem Unternehmen" oder "so löst das Unternehmen die Herausforderungen", wenn sie über das Unternehmen sprechen. Es ist nicht schwer zu erkennen, welche Version von einem engagierten Mitarbeiter stammt und welche von einem, der sich weniger für seinen Arbeitsplatz interessiert.
Es ist wichtig, die LeserInnen in die Formulierung des Newsletters einzubeziehen, damit sie das Gefühl haben, dass der Inhalt wirklich für sie bestimmt ist. Da Mitarbeitenden nicht gerade literarische Phrasen dreschen, wenn sie sich untereinander unterhalten, empfehlen wir, den Tonfall zwanglos und direkt zu halten.
Es ist auch eine gute Idee, die Erfolge Ihres Unternehmens in einer verständlichen Form zu formulieren, so dass jeder sie verstehen kann, und die langweilige Sprache zu vermeiden, die typisch für Unternehmenspräsentationen ist.
Es ist zwar wichtig, dass wir uns auf die Herausforderungen, Übergänge und strategischen Ziele des Unternehmens konzentrieren, aber genauso wichtig ist es, daran zu denken, dass unsere Mitarbeitenden in erster Linie Menschen sind. Deshalb lohnt es sich, nicht nur arbeitsbezogene Informationen zu teilen, sondern auch Inhalte, die dem gegenseitigen Kennenlernen dienen, die Gemeinschaft fördern oder das tägliche Leben erleichtern. Sie können zum Beispiel Mitarbeitenden vorstellen, die einen runden Geburtstag feiern oder neu im Unternehmen sind, oder Sie können Ihren Lesern Vorschläge für Freizeitaktivitäten am Wochenende machen.
"Ich bevorzuge das, was ich gemacht habe."
Es gibt ein kognitives Phänomen, das als IKEA-Effekt bezeichnet wird und dazu führt, dass Menschen z. B. ein Produkt, an dessen Herstellung sie aktiv beteiligt waren, überproportional schätzen. Bitten wir also die Kolleginnen und Kollegen, ihre eigenen Ideen für den Newsletter einzureichen und sie in die Erstellung der Inhalte einzubeziehen! Dies könnte in Form einer wöchentlichen Foto-Challenge oder eines "weichen" Inhalts geschehen, den die Mitarbeiter bereitstellen oder schreiben, wie die oben erwähnten Einführungen.
Die meisten Leser lesen einen Newsletter nicht vom ersten bis zum letzten Wort, sondern überfliegen den Inhalt zuerst und halten nur bei den Teilen an, die sie am meisten interessieren. Die Auswahl und/oder Bearbeitung des richtigen Bildes ist daher genauso wichtig wie ein gut geschriebener Text, denn es ist das erste, was dem Leser ins Auge fällt und ihn dazu bringt, den Inhalt tatsächlich zu lesen.
Wichtig ist, dass die Illustration den Inhalt widerspiegelt oder ergänzt, und in manchen Fällen kann das Bild selbst zum Inhalt werden: Komplexere, detaillierte Informationen lassen sich beispielsweise besser in Form einer Infografik darstellen. Und wer bei der internen Kommunikation ganz vorne mit dabei ist, weiß, dass Videos und Animationen derzeit auf den meisten Kommunikationsplattformen weit vor statischen Inhalten liegen.
💡 Tipp: Lassen Sie den CEO einmal im Monat die wichtigsten Neuigkeiten in Form eines kurzen Videos, das in einen Newsletter eingebettet ist, mitteilen! Und wenn das nicht möglich ist, kann auch ein cleveres oder witziges GIF eine große visuelle Wirkung erzielen.
Halten Sie immer Ausschau nach Kommentaren und Vorschlägen dazu, was Ihre Mitarbeitenden gerne mehr oder weniger in Ihren Inhalten sehen würden. Fragen Sie nach Feedback und vergessen Sie nicht, auch auf diese Kommentare und Vorschläge zu reagieren! Ein Mitspracherecht zu haben und zu wissen, dass man gehört wird, ist eine gute Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu fördern.
Es ist wichtig, Newsletter immer zur gleichen Zeit und in festgelegten Abständen an die Mitarbeitenden zu versenden, denn wenn sie wissen, wann sie sie erwarten, können sie das Lesen zur Routine machen. Aufgrund des Feedbacks lohnt es sich, beliebte Themen in regelmäßig wiederkehrende Rubriken zu verwandeln, um sicherzustellen, dass die E-Mail Inhalte enthält, die von den meisten Mitarbeitern gerne angeklickt werden - auch wenn sie nicht in der Betreffzeile stehen.
Wenn Sie unsere oben genannten Ratschläge befolgen, können Sie sicher sein, dass sich die Öffnungsraten Ihrer internen Newsletter deutlich verbessern werden. Wir wünschen Ihnen viel Glück, viele Klicks und eine engagierte Belegschaft!
