HR administration is a software-based approach to automate and simplify repetitive and time-consuming tasks in the field of human resources. Auf diese Weise können Personalabteilungen Zeit und Ressourcen sparen und Verwaltungsaufgaben effizienter erledigen. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es den HR-Teams, ihre Produktivität und Wertschöpfung zu erhöhen, da sie mehr Energie für komplexe Aufgaben wie strategisches Denken, Mitarbeiterbindung sowie Entscheidungsfindung aufwenden können.
Personalabteilungen und Mitarbeitende spielen unabhängig von der Branche eine entscheidende Rolle für den Betrieb von Unternehmen Viele administrative Aufgaben, der Personalabteilung, wie z. B. die Verwaltung von Anwesenheitslisten oder die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, erfordern jedoch eine Menge sich wiederholender Papierkram und Verwaltungsaufwand.
Diese manuellen Aufgaben verschlingen viel Zeit und Energie und hindern Personalverantwortliche daran, ihr Fachwissen und ihre besonderen Fähigkeiten zum Nutzen des Unternehmens einzusetzen. Durch die Automatisierung von Tätigkeiten, die nur geringe Kenntnisse erfordern, können sie ihre Zeit effektiver nutzen. In diesem Zusammenhang kommt die HR-Automatisierungssoftware ins Spiel.
Moderne Automatisierungslösungen ermöglichen es den Mitarbeitenden der Personalabteilung, Routineaufgaben zu rationalisieren und so mehr Zeit für die Entwicklung von HR-Prozessen zu gewinnen, die menschliches Eingreifen erfordern, wie z. B. Mitarbeitereinstellungs- und Leistungsbeurteilungsgespräche.
Die HR-Automatisierung konzentriert sich auf die Digitalisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger HR-Aufgaben, wodurch der Bedarf an manueller Arbeit und menschlichem Eingreifen beseitigt oder minimiert wird. Teilweise oder vollständig automatisierbare Aufgaben der Personalverwaltung konzentrieren sich auf die folgenden Aktivitäten:
- Tägliche Personalverwaltung, einschließlich der Bearbeitung von Papierkram, Formularen und Anträgen.
- Gehaltsabrechnung, einschließlich Zahlungen, Gehaltsanpassungen und anderen damit verbundenen Aufgaben.
- Verwaltung und Management von Sozialleistungen, z. B. Umgang mit verfügbaren Tools für mitarbeitende Personen.
- Versenden von E-Mail-Erinnerungen, z. B. Benachrichtigungen und Mahnungen an Mitarbeitende.
- Anwerbung neuer Mitarbeitender, einschließlich der Suche nach Kandidaten und der Prüfung von Lebensläufen.
- Interne Rekrutierung von Kandidaten, einschließlich Empfehlungsprogrammen und Werbeaktionen.
- Einstellung neuer Mitarbeitender, Einrichten des Zugangs zu IT-Ressourcen und Durchführung von Einführungsschulungen.
- Verwaltung der Austritte von Mitarbeitenden, Beendigung des IT-Zugangs und Planung von Austrittsgesprächen.
- Verfolgung von Schulungen, z. B. kontinuierliche Überwachung der Schulung von Mitarbeitenden.
- Verwaltung von Anwesenheitslisten und Nachverfolgung von Arbeitsstunden, Krankheits- und Urlaubszeiten.
- Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen.
- Zusammenstellung und Pflege von Mitarbeiterakten.
- Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, einschließlich jährlicher Sicherheitsschulungen und Anwendung von Compliance-Richtlinien auf Mitarbeitende.
- Verwaltung von Stelleneinstufungen und Organisationsstrukturen.
Die Automatisierung der Personalverwaltung steigert nicht nur die Effizienz und Produktivität, sondern hilft Unternehmen auch bei der Einhaltung verschiedener arbeitsrechtlicher und branchenspezifischer Vorschriften.
Arbeitsgesetze und Vorschriften
Diese Tools sind in der Lage, die Verteilung von Jahresmitteilungen zu automatisieren, Urlaubsanträge zu bearbeiten, Erinnerungen an ablaufende Authentifizierungsdaten zu versenden und Mitarbeiterdaten sicher zu verwalten.
Sicherheit am Arbeitsplatz
Von Zuverlässigkeitsüberprüfungen bis hin zu Schulungen zur Umweltsicherheit tragen HR-Automatisierungssysteme zur reibungslosen Durchführung von sich wiederholenden Prozessen bei.
Löhne und Sozialleistungen
Die Technologie ermöglicht die Automatisierung der Verwaltung von Sozialleistungen sowie die Einhaltung von Mindestlohn- und Überstundenregelungen.
Ein HR-Software vereinfacht Aktivitäten wie Compliance-Audits und trägt allgemein zur Einhaltung von Sicherheits-, Datenschutz-, Gesundheits- oder anderen branchenspezifischen Vorschriften durch das Unternehmen bei.
Durch die Automatisierung von HR-Aufgaben kann Zeit gespart werden, indem Fachkräfte für wertvollere oder komplexere Aufgaben in der Organisation frei werden. Sie kann auch ihre Effizienz verbessern, das Risiko menschlicher Fehler verringern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch das Unternehmen verbessern.
Weniger Abfall
Die Umstellung auf Automatisierung ermöglicht es den Personalabteilungen, die Menge an Papierkram zu reduzieren und so Materialkosten und manuelle Arbeitsabläufe zu verringern.
Datengestützte Entscheidungsfindung
Automatisierungssoftware kann HR-relevante Daten innerhalb des Unternehmens erfassen und nachverfolgen, so dass die Entscheidungsträger bestehende Prozesse analysieren, ihre Effizienz bewerten und feststellen können, welche Änderungen erforderlich sind, um die Prozesse und die Leistung des Unternehmens zu optimieren.
Entwicklung von Best Practices
Das Management kann die Daten aus der Automatisierungssoftware nutzen, um Berichte zu erstellen, die Leistung zu messen, die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu analysieren und Muster in den Daten zu erkennen, die auf Chancen oder Risiken hinweisen können. Diese Informationen können zur Entwicklung von Richtlinien und Best Practices genutzt werden.
Transparenz und Konsistenz
Die Automatisierung kann dazu beitragen, die Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb der Personalabteilung zu verbessern. Für Unternehmen mit mehreren Standorten kann die Automatisierung einheitliche HR-Praktiken schaffen und sicherstellen, dass diese Praktiken im gesamten Unternehmen konsequent angewendet werden.
Verbesserte Erfahrung der Mitarbeitenden
Automatisierung ermöglicht Selbstbedienung. Mitarbeitende können sich in ein Self-Service-Portal einloggen, wo sie einfach ihre Leistungen ändern, Spesenabrechnungen einreichen, Urlaub beantragen oder sich für neue Schulungen anmelden können. Die Mitarbeitenden können diese Aspekte ihres Arbeitsverhältnisses selbst verwalten, statt sich auf Personalverantwortliche oder komplexe HR-Prozesse (Senden von E-Mails, Ausfüllen von Formularen usw.) zu verlassen.
Geringere Fluktuation
Bessere Erfahrungen der Mitarbeitenden stehen in direktem Zusammenhang mit der Zufriedenheit am Arbeitsplatz und fördern ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeitenden zu Höchstleistungen motiviert fühlen. Mitarbeitende, die Unterstützung und Anerkennung erfahren, verlassen das Unternehmen mit geringerer Wahrscheinlichkeit.
Gesteigerte Produktivität
Durch die Automatisierung einfacher, aber zeitaufwändiger Prozesse können sich die Personalabteilungen verstärkt komplexeren Aufgaben widmen. So können sie beispielsweise eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten, um Strategien zur Einbindung der Mitarbeitenden zu entwickeln oder neue Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu erarbeiten. Darüber hinaus verbringen die Mitarbeitenden weniger Zeit mit HR-Prozessen wie Urlaubsanträgen oder der Auswahl von Leistungen und können sich mehr auf ihre Aufgaben konzentrieren.
