Effektive organisatorische Kommunikation ist eine der größten Herausforderungen. Obwohl sich dank der technologischen Entwicklung moderne Kanäle und Methoden herausbilden, bleiben die Herausforderungen bestehen - sei es das nicht enden wollende Chaos von E-Mail-Threads, ein Mangel an Feedback oder eine effektive Verbindung mit Teamkollegen, die in den entferntesten Ecken der Welt arbeiten.
In diesem Beitrag haben wir die 10 häufigsten Kommunikationsherausforderungen zusammengestellt und zeigen Ihnen, wie eine maßgeschneiderte interne Kommunikations-App dabei unterstützen kann.
Aus dem Sprachunterricht wissen wir vielleicht noch, dass Kommunikation als ein wechselseitiges Gespräch definiert wird (mit 1-2 bemerkenswerten Ausnahmen). Aber so wie das, was wir in der Grundschule gelernt haben, bestenfalls nebulös bleibt, ist es genauso wahrscheinlich, dass wir diese spezielle Lektion vergessen haben. Wenn der gegenseitige Austausch nur noch in eine Richtung geht, sinkt die Qualität des Gesprächs erheblich.
Dem Feedback innerhalb eines Unternehmens kommt eine besondere Rolle zu, denn gerade in solchen Situationen muss ein Austausch stattfinden. Feedback-Sitzungen sind nicht nur eine Gelegenheit für Manager, die Leistungen ihrer Mitarbeiter zu würdigen, sondern auch eine Chance für die Mitarbeiter, darüber zu sprechen, wie sie sich fühlen, wie ihrer Meinung nach die gemeinsame Arbeit im Unternehmen umgesetzt wird, und vieles mehr. Wenn Teammitglieder kein Feedback erhalten oder geben können, kann ihre Motivation sinken, ihre Einstellung zur Arbeit wird völlig verändert und ihr Engagement beeinträchtigt.
Mitarbeiter, die von regelmäßigen Check-Ins profitieren und die Möglichkeit haben, Feedback zu geben, bleiben viel eher bei einem Unternehmen als Mitarbeiter, die vernachlässigt werden. Wir sprechen nicht nur über positives, sondern auch über negatives Feedback - der Punkt ist, dass es eine Möglichkeit zum Austausch geben sollte.
Und dies sollte auf möglichst einfache Weise geschehen.
Denken Sie nur daran, wie einfach es ist, auf etwas auf Facebook oder Instagram zu reagieren. Man kann einen Beitrag liken, einen Kommentar hinterlassen oder Inhalte, die uns gefallen, in Sekundenschnelle teilen. Es ist mehr als sinnvoll, dass die Kommunikationsplattform eines Unternehmens auf die gleiche Weise funktioniert. Wenn Sie eine interne Kommunikations-App einführen, bei der es ebenso einfach ist, Feedback zu geben, wie bei den alltäglichen Interaktionen in den sozialen Medien, wird es für Ihre Mitarbeiter völlig natürlich sein, sie ebenso alltäglich zu nutzen.
Zusätzlich zu Telefonanrufen, Textnachrichten, Chat-Nachrichten, Benachrichtigungen über soziale Medien und persönlichen Treffen erhält eine durchschnittliche Person bis zu 120 E-Mails pro Tag. Nicht verwunderlich, dass wichtige Informationen in diesem Meer von Informationen und E-Mails leicht verloren gehen können. Darüber hinaus können überfüllte E-Mail-Postfächer frustrierend auf Teamkollegen wirken. Das Durchsuchen von E-Mails am Montag sollte nicht einer anstrengenden Expedition auf den Mount Everest gleichen.
Das Durchsehen von E-Mails am Montag sollte nicht einer anstrengenden Expedition auf den Mount Everest ähneln.
Wenn Sie eine Reihe von E-Mails gegen einfache Nachrichten in einer internen Kommunikations-App wie Blue Colibri austauschen, werden Sie sich nie wieder im Dschungel Ihres Posteingangs verirren und sich vor einer wachsenden Sammlung irrelevanter "cc"-E-Mails bewahren. Die Nachrichten, die Sie senden, können einfach und kurz sein und nur mit denjenigen geteilt werden, die wirklich von dem jeweiligen Thema betroffen sind.
Die Hauptursache für die Frustration von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz ist ein allgemeiner Mangel an Informationen. In der Regel sind hierfür die Führungskräfte verantwortlich. Manager, die bestimmte Details zurückhalten und nur das Nötigste über wichtige Veränderungen kommunizieren, sei es aus Zeitmangel oder anderen Gründen, die eine transparente Kommunikation teilweise erschweren oder unmöglich machen.
Dadurch haben die Mitarbeiter das Gefühl, nicht informiert zu sein und nicht in das Gesamtbild des Unternehmens einbezogen zu werden.
Die Schaffung einer Unternehmenskultur, die die vorgelagerte, nachgelagerte und allgemeine Kommunikation unterstützt, kann nicht genug betont werden.
Wenn man die Mitarbeiter informiert und ihnen das Gefühl gibt, dass sie gesehen und gehört werden, erhöht sich dadurch unmittelbar ihr Engagement und ihre Bindung zum Unternehmen.
Die Mitarbeiter können in der Blue Colibri App Verbessrungen und innovative Vorschläge in einer "Ideenbox" einreichen und zudem ihre Meinung durch die Beantwortung von Fragen in Quiz und Umfragen kundtun. Mit diesem Tool können Sie Ihre Mitarbeiter in die Organisationsentwicklung einbeziehen und sogar zukünftige Entwicklungen gemeinsam gestalten. Dies erzeugt das wichtige Gefühl des Involvement, dass enorm positive Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter, Ihre Performance und damit verbunden mit dem Unternehmenserfolg hat.
Im Allgemeinen verwenden wir ungern neue Kommunikationsmittel, mit denen wir nicht vertraut sind oder die übermäßig komplexe Funktionen haben. Heute sind Smartphones die am weitesten verbreiteten Geräte. Darüber hinaus werden in wenigen Jahren, im Jahr 2025, 75 % der Arbeitskräfte der Generation YZ angehören.
Bei 98 % von ihnen ist das Smartphone ein ständiger Begleiter, auch bei der Arbeit.
75 % der Angestellten empfinden die Kommunikation über eine benutzerdefinierte App als viel komfortabler und effektiver als andere "veraltete" Lösungen wie Intranet, E-Mail oder gedruckte Materialien. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf Geräten ansprechen, die sie bereits nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich größer, dass sie diese auch für die Kommunikation verwenden, da die Einstiegshürde gering ist.
Starke Pre- und Onboarding-Prozesse sind außerordentlich wichtig, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Es ist allerdings eine Verschwendung von Ressourcen, die in die Rekrutierung, die Kommunikation und das Employer Branding investiert werden, wenn aufhört wird, in einen Mitarbeiter zu investieren, sobald er eintritt. Das zeigen die Daten und Fakten sehr deutlich. Die Verluste sind immens, die Vorteile im entegengesetzten Fall allerdings ebenfalls.
Ein neu eingestellter Mitarbeiter sollte in den ersten 3 bis 6 Monaten seiner Tätigkeit mit unterschiedlicher Intensität betreut werden.
Am Anfang sollte man neuen Mitarbeitern die nötige Aufmerksamkeit schenken, um sie übergreifend in das Unternehmen und in das Team zu integrieren und Ihnen ihr Aufgabengebiet in dieser Konstellation bestmöglich näher zu bringen. Später kann die Intensität verringert werden, wenn der Mitarbiter im Tagesgeschäft seines Tätigkeitsbereichs angekommen ist. Dennoch sind die kontinuierliche und konsequente Nachbereitung, Engagement und Feedback im ersten halben Jahr ein Muss, damit der neu eingestellte Kollege sich eingebunden und wertgeschätzt fühlt, um Zufriedenheit zu erreichen und Fluktuation zu vermeiden.
Interne Kommunikations-Apps wie Blue Colibri vereinfachen den Prozess, denn Sie können Ihre neuen Mitarbeiter zentral und gezielt in das Team einführen, sie mit den kulturellen Pfeilern des Unternehmens vertraut machen, ihnen einen Leitfaden zukommen lassen und sogar Gamification einsetzen, um sie durch Herausforderungen zu motivieren (z. B. die Kaffeemaschine im Erdgeschoss zu finden). Mittels Fragebögen können Sie einfach Feedback einholen und dazu ermutigen, die Meinung zu Abläufen und Prozessen zu äußern und zu äußern, wo möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigt wird und wo es in der Einarbeitung konkret Optimierungspotentiale gibt.
In Unternehmen, in denen Menschen in einem internationalen Umfeld arbeiten, kann die Sprachenvielfalt zu einer Situation führen, die dem Turm zu Babel gleicht. Es ist unmöglich, sich vorzustellen, wie effektive Arbeit aussieht, wenn wir nicht dieselbe Sprache sprechen. Mehrsprachige Umgebungen machen die Arbeit in Teams und an verschiedenen Standorten langsamer und weniger effektiv. Deshalb lohnt es sich, Unternehmensnachrichten in allen Sprachen zu vermitteln, leicht zugängliche Übersetzungen bereitzustellen und in kulturübergreifende Schulungen zu investieren.
Neben der Kommunikation beeinflusst das Sprechen verschiedener Sprachen auch unsere Denkprozesse. In der Psycholinguistik, der Wissenschaft von Sprache und Psychologie, gibt es eine bekannte Hypothese, die besagt, dass unsere Muttersprache nicht nur unser wichtigstes Werkzeug ist, um unsere Gedanken auszudrücken, sondern dass sie auch einen Einfluss auf unsere Denkprozesse hat.
Menschen, die verschiedene Sprachen sprechen, sehen die Welt auf unterschiedliche Weise.
Dies erschwert die gemeinsame Arbeit grundlegend, in einem mehrsprachigen Umfeld mit unterschiedlichen kulturellen Traditionen sogar noch mehr.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass sich die Manager einer amerikanischen Niederlassung mit der indischen Niederlassung zusammensetzen. Für die Amerikaner ist Pünktlichkeit ein Zeichen von Höflichkeit, während Zeit für die indischen Kollegen ein sehr viel flexibleres Konzept ist, das Raum für Verspätungen von 15-30 Minuten lässt. Wussten Sie, dass es in China üblich ist, ein Geschenk mindestens dreimal abzulehnen, bevor man es annimmt? Oder dass die Niederländer jedem Familienmitglied zum Geburtstag gratulieren? Andererseits fänden die Finnen es nicht seltsam, ein Geschäftstreffen in einer überhitzten, dampfenden Wintersauna abzuhalten.
Damit Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben
mehr als nur ein Rädchen im Getriebe zu sein,
und sich mit den Unternehmenswerten zu identifizieren und zu engagieren, ist es für sie unerlässlich zu verstehen, wohin sich das Unternehmen entwickelt. Welche Veränderungen sie erwarten können und welche Rolle sie im Gesamtbild spielen. Nichts ist unangenehmer, als wenn Mitarbeiter von (tatsächlichen oder eingebildeten) Marktveränderungen, die das Unternehmen betreffen, aus externen Medien erfahren...
In vielen Unternehmen sind Newsletter die Hauptmethode, um Mitarbeiter über interne und externe Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Aber diese Newsletter sind oft nicht ausreichend, da wichtige Informationen nicht beinhaltet sind. Anwendungen zur Unterstützung der internen Kommunikation, wie Blue Colibri, machen den gesamten Prozess deutlich einfacher. Mit einem Klick können wir prägnante, umfassende Informationsnachrichten an die Smartphones der Mitarbeiter senden, mit einer höheren Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Ziel erreichen und die Intention vermitteln als
wenn Sie sie an einen überfüllten E-Mail-Posteingang geschickt hätten.
Kommunizieren oder nicht kommunizieren, das ist hier die Frage. Bevor man etwas mitteilt, sollte man immer überlegen, ob die Information einen Nachrichtenwert hat oder nicht. Wenn dies der Fall ist, muss man sich überlegen, welchen Gruppen man sie zu welchem Zeitpunkt mitteilen möchte. Es ist sinnvoll, verschiedene Benutzergruppen einzurichten (neue Mitarbeiter, Vertriebsteams usw.), mit denen wir gezieltere Inhalte teilen können. Sie können auf Blue Colibri verschiedene Gruppen erstellen und die Empfänger nach Standort, Projekt oder Team segmentieren, um die Inhalte entsprechend auszurichten.
In verschiedenen Teams arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichem beruflichem Hintergrund und Erfahrungsstand. Wenn sich die Mitarbeiter aufgrund dieser Unterschiede nicht gegenseitig respektieren, kann dies zu Missverständnissen führen, selbst wenn sie eigentlich davon profitieren könnten.
"Teilen bedeutet Fürsorge",
der bekannte Slogan sozialer Medien gilt auch für die Geschäftswelt. Wenn Mitarbeiter dazu ermutigt werden, ihre Erfahrungen miteinander zu teilen, wird die Kommunikation und Zusammenarbeit viel reibungsloser und deutlich besser. Am einfachsten ist dies mittels einer Plattform zu erreichen, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde.
Viele Personalabteilungen sind der Meinung, dass sie nicht über genügend Ressourcen verfügen, um ein eigenes internes Kommunikationssystem einzurichten. Oder denken, dass die Ergebnisse keine ausreichende Kapitalrendite bringen werden. Doch die kontinuierliche Entwicklung der Technologie und Dienstleistungen wie Blue Colibri schaffen erschwingliche Lösungen für Unternehmen, die sich dadurch nicht einmal um die Einführung eines neuen Systems kümmern müssen - denn ein Profi unterstützt Sie während des gesamten Prozesses. Und dauerhaft über die Implementierung hinaus.
Wenn Sie sich mit einem der in diesem Beitrag genannten Herausforderungen identifizieren können und nach einer Lösung suchen, die Ihre interne Kommunikation verbessert und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!
