Sich weiterentwickeln, digitalisieren, die Mitarbeiter:innen erreichen, eine echte Gemeinschaft bilden - bekannte Ziele und Richtungen in jedem Unternehmen. Neben den Einschränkungen durch die Pandemie und den wirtschaftlichen Herausforderungen hat die Zeit des Coronavirus den Unternehmen die Dringlichkeit der Entwicklung der internen Kommunikation schlagartig vor Augen geführt. Dies kann nicht länger aufgeschoben werden. In den 2020er Jahren müssen Lösungen wie Firmen-E-Mails und die unnötige Vielzahl von Meetings einfach überwunden werden.
Aber auch in der Hotellerie gilt, dass große Veränderungen oft aus ganz banalen Gründen aufgeschoben werden. Die alltäglichen Aufgaben binden unsere gesamte Kapazität, wir fürchten, dass der Wandel unsere Kollegen verschrecken könnte, als müsse das ganze Unternehmen für eine solche Umstellung eine Zeit lang stillstehen. Judit Gál, Marketing- und Kommunikationsdirektorin der Danubius Hotels, berichtete aufgrund ihren Erfahrungen, dass Letzteres nicht der Fall sein muss.
Danubius Zrt. ist in Ungarn mit 16 Hotels - unter der Schirmherrschaft von 4 Marken - und einem zentralen Verwaltungs- und Bürogebäude mit insgesamt mehr als 1.600 Mitarbeitern vertreten. Die meisten von ihnen arbeiten im operativen Hotelbetrieb, was es schwierig macht, sie zu erreichen, da sie nicht über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen wie die Büroangestellten, die nur einen kleinen Teil der Gesamtbelegschaft ausmachen. Es ist also nicht schwer, sich vorzustellen, welch intensive Veränderungen eine neue Plattform mit sich bringen kann (Danubius Hotels entschied sich im Herbst 2019 für die in Ungarn entwickelte Blue Colibri ), auf die die Mitarbeiter sogar von ihrem eigenen Telefon aus mit einer Anwendung zugreifen können. Dabei ging es nicht nur darum, die Mitarbeiter im operativen Bereich schnell und effizient zu informieren oder den Nachrichten- und Informationsfluss zu verbessern. Judit Gál sagte, dass ihr Hauptziel darin bestehe, innerhalb des Unternehmens Gemeinschaften aufzubauen. Auch für die 150 Führungskräfte, die zwar geografisch weit voneinander entfernt sind, aber mit ähnlichen täglichen Herausforderungen konfrontiert sind, wurde eine eigene Community gebildet. Durch die Digitalisierung ist es ihnen gelungen, eine gemeinsame Plattform für das Management zu schaffen. Sie haben auch Aktivitäten gestartet, um sich auf der Plattform besser kennenzulernen und Informationen aus erster Hand von Managern für Manager bereitgestellt.
Die Umstellung der internen Unternehmenskommunikation, die viele Jahre, oft Jahrzehnte lang die Norm war, ist keine alltägliche Aufgabe - dennoch ist der Übergang leicht umzusetzen. Wichtig für den Erfolg ist neben sorgfältiger Vorbereitung und Planung, dass sich die Mitarbeiter leicht auf die neue Plattform einstellen können, sie gerne nutzen und ihre Vorteile erkennen. Wie in vielen anderen Bereichen liegt auch hier das Geheimnis im Prinzip der Abstufung.
Judit Gál sagte, dass Danubius den Beginn der Umstellung auf eine der großen Firmenveranstaltungen des Jahres, der Herbstsporttage, abgestimmt hat. "Wir haben der App einen eigenen Stand gewidmet. Hier konnten die Kollegen die Plattform auf spielerische Weise kennenlernen. Wir halfen ihnen bei der Anmeldung und den ersten Erfahrungen. "
Anschließend besuchten sie im Rahmen einer Roadshow jedes ihrer Hotels und halfen dort bei der Registrierung in den am meisten frequentierten Gemeinschaftsräumen der Mitarbeiter. "Die Orientierung wurde auch durch Poster, Tischsets, Animationen auf einem Fernsehbildschirm und gedruckte Handouts unterstützt. In den drei Monaten der Umstellung waren zudem der wöchentliche E-Mail-Newsletter und die App zugänglich. In den letzten Ausgaben des Newsletters haben wir die Plattform beworben und detaillierte Informationen über die neue App bereitgestellt." Das Entwicklerteam von Blue Colibri hat uns bei den Vorbereitungen und während der gesamten Umsetzung ebenfalls sehr geholfen.
Dank des neuen Systems konnte die schnellste positive Veränderung im Informationsfluss beobachtet werden. Während der Schließung von Hotels aufgrund der Coronavirus-Epidemie war es beispielsweise einfacher, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben und sie ortsunabhängig sofort informieren zu können. Die neue Plattform schuf auch einen Raum für das Gemeinschaftsleben, wenn Kolleg:innen sich nicht persönlich treffen konnten.
"Die Funktion `Communities` in der App ermöglicht es uns, unsere Kollegen in einer großen Gemeinschaft zu organisieren: Der Prozess ist noch lange nicht abgeschlossen, aber die Mitarbeiter der einzelnen Hotels oder Zentren können nun leichter herausfinden, was an anderen Standorten des Unternehmens passiert. Als Nutzer können alle Kollegen auf die App zugreifen und immer mehr nutzen sie aktiv. Jüngere Mitarbeiter sind genauso begeistert wie ihre älteren Kollegen, die sich manchmal gegen technische Lösungen sträuben", sagt Judit Gál. Sie fügte hinzu, dass die Kollegen nicht nur informiert bleiben und Nachrichten lesen, sondern die Schnittstelle auch zur Kommunikation und zum Herunterladen der monatlichen Gehaltsabrechnungen nutzen und gerne an den in der App angekündigten Spielen und Quiz teilnehmen.
Ein bedeutender Durchbruch bei der Nutzung war die Benachrichtigungsfunktion, durch die Arbeitnehmer in Echtzeit über sie betreffende Änderungen informiert werden. Außerdem sind seit diesem Jahr auch die für die Einkommensteuererklärung erforderlichen Steuerbescheinigungen in der App verfügbar.
Wenn wir über das Gemeinschaftsleben in einem Unternehmen sprechen, kommt unweigerlich der Gedanke auf, dass das Ziel darin besteht, das stagnierende "stehende Gewässer" ein wenig aufzurühren. Doch wenn die Kollegen passiv bleiben, wird nichts passieren, keine Veränderng entstehen. Judit Gál wies darauf hin, dass sie in dieser Hinsicht bereits positive Ergebnisse sehen, weil ihre Online-Community von Führungskräften über den digitalen Kanal von Danubius immer einfacher informiert, einbezogen und mobilisiert werden kann (z. B. Feedback mittels Fragebogen, persönliche Vorstellungen, Weihnachtsbotschaften an die Kolleg:innen).
Laut dem Marketing- und Kommunikationsdirektor der Danubius Hotels kann diese neue interne Kommunikationsplattform auch die Entwicklung von Pre- und Onboarding-Prozessen unterstützen. Mittlerweile werden alle neuen Kollegen an den Einführungstagen mit der App vertraut gemacht, ihnen wird ausführlich erklärt, wie sie diese nutzen können. Neu eingestellte Mitarbeiter haben dadurch von Anfang an eine stabilere Nutzerbasis und finden es in der Praxis einfach, sich mit ihren Kolleg:innen auszutauschen. Dies bringt viele Vorteile mit sich. Die Wahrnehmung des Unternehmens wird sich langfristig verbessern und die Mitarbeiter werden sich stärker engagieren. Sie erkennen, wie wichtig eine schnelle und korrekte Information und Kommunikation an ihrem neuen Arbeitsplatz ist, um ihre Integration nicht nur beruflich, sondern auch auf der Ebene der Gemeinschaft zu erleichtern - sowohl persönlich als auch online. So entsteht schneller ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Team und damit zum Unternehmen.
Doch es gibt noch viel zu tun. Denn es gibt viele Bereiche, in denen man alle Vorteile einer eigenen digitalen Plattform voll ausschöpfen kann. Man denke nur an die Nutzung der Vorteile von Preboarding und E-Learning, fügte Judit Gál hinzu. "Wir würden der App gerne eine größere Rolle im Onboarding-Prozess einräumen. Wir spüren bereits, dass wir auf dem richtigen Weg dazu sind."
"Als eines der größten Hotelunternehmen in Ungarn ist es uns wichtig, dass alle unsere Mitarbeiter:innen in unseren 16 Hotels im ganzen Land und in der Zentrale das Gefühl haben, dass wir ein großes Team sind. Die Plattform und die mobile App bieten eine hervorragende Möglichkeit, mit ihnen in Kontakt zu bleiben, sie zu informieren und zu inspirieren. Seit 50 Jahren sind wir da, wo die Aktion ist! - Dank der App wird niemand die vielen neuen Möglichkeiten und Annehmlichkeiten verpassen, die wir unseren Gästen bieten wollen, um ihr Erlebnis noch unvergesslicher zu machen."
Márk Neuhauser
Leiter der internen Kommunikation
Danubius Zrt.
