Fast 900 Mitarbeiter, verschiedene Standorte, ein stetig wachsendes Team - fast alle Herausforderungen der internen Kommunikation an einem Ort. Ein heimisches Logistikunternehmen hat sich auf digitales Terrain begeben und dabei tiefgreifende Veränderungen erlebt. Eine Reise von den dürftigen Ergebnissen papierbasierter interner Publikationen hin zu einer motivierten, modernen Community.
Trans-Sped, ein Unternehmen in ungarischem Besitz, wurde 1990 als internationales Speditionsunternehmen gegründet. Mehr als 32 Jahre später bietet die Gruppe mit 13 regionalen Zentren und fast 900 Mitarbeitern komplexe Logistikdienstleistungen an. Diese Dienstleistungen reichen von klassischer Lagerhaltung und Transport bis hin zu komplexer Lagerlogistik und Full-Service von Webshops, unterstützt durch digitale Lösungen. Eine Organisation dieser Größe, die sowohl geografisch als auch in Bezug auf die Aktivitäten stark fragmentiert ist, unter ein kommuniaktives Dach zu bringen, ist keine kleine Herausforderung. Die Kommunikationsspezialistin von Trans-Sped, Barbara Balázsi, die eine Schlüsselrolle bei der Einführung von Blue Colibri spielte, sagt, dass es für das Unternehmen, wie für sicherlich auch für viele andere Unternehmen, "schwierig war, den Informationsfluss in Echtzeit für alle aufrechtzuerhalten" und seine Fahrerkollegen auf dem Laufenden zu halten. Und wenn der Nachrichten- und Informationsfluss unterbrochen oder eingeschränkt möglich ist, kann sich das auch auf das Gemeinschaftsleben auswirken - es ist schwieriger, ein Team aufrechtszuerhalten oder überhaupt zu bilden.
In der Vergangenheit wurde eine vierteljährlich gedruckte interne Zeitung verwendet, um diese Probleme zu lösen. Doch in vielerlei Hinsicht war dies keine optimale Lösung. Zum einen antstand enorm viel Papiermüll, zum anderen war der Inhalt aufgrund des Umfangs der Zeitung begrenzt. Barbara Balázsi fügt hinzu, dass ein Printprodukt als Informationsmittel natürlich nur rückblickende Informationen über den vergangenen Zeitraum enthalten könne.
Die Geschäftsführung der Trans-Sped Kft. beschloss auf Initiative des Kommunikationsteams, dass es aufgrund des durch COVID erzwungenen kurzfristig fundamental geänderten Gegebenheiten an der Zeit sei, die interne Kommunikation zu digitalisieren. Zu diesem Zeitpunkt schloss man sich mit dem Team von Blue Colibri zusammen. Das ungarische Unternehmen, das 2019 gegründet wurde, hat eine Software entwickelt, die sich vollumfänglich mit den Herausforderungen von Personalabteilungen befasst, mit denen leider fast alle Unternehmen während der Pandemie kurzfristig konfrontiert waren.
Wie kann man Arbeiter bzw. das nicht im Büro tätige Personal effektiv und in Echtzeit informieren? Können wir eine zweiseitige Kommunikation schaffen, um Management und Team trotz der Distanz einander näher zu bringen und das Gemeinschaftsleben zu verbessern? Wie können wir uns von der papierbasierten Verwaltung verabschieden? Können Vor- und Einführungsprozesse mit digitalen Lösungen vereinfacht werden? Kann E-Learning die Aus- und Weiterbildung effektiver machen?
Die App von Blue Colibri wird inzwischen von über 84.000 Mitarbeitern im Gesundheitswesen, im Handel, im Baugewerbe und anderen Bereichen täglich im operativen Geschäft genutzt. Die individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnittene Anwendung wird einfach auf die Mobiltelefone der Mitarbeiter heruntergeladen, kann aber auch von Desktops und Firmenkiosken aus aufgerufen werden. Mitarbeiter erhalten alle Informationen und Dokumente, die sie an ihrem Arbeitsplatz benötigen, in Echtzeit auf einer einzigen Plattform.
Barbara Balázsi sagte, dass Trans-Sped die neue digitale Lösung in mehreren Schritten einführen wollte. Doch als das Coronavirus unvermittelt zuschlug, wurde der Prozess sehr schnell, innerhalb von 2 Wochen, abgeschlossen.
"Unsere Kolleg:innen haben die Bedeutung und Wichtigkeit der Umstellung verstanden und begannen, die App zu nutzen, da sie der schnellste Weg war, unsere Regeln und Neuigkeiten über das Coronavirus weiterzugeben."
Die Mitarbeiter:innen wurden durch die Einbeziehung der Vorgesetzten zur Nutzung der App ermutigt. Neue Mitarbeiter:innen sind in einer noch einfacheren Position, da sie das Unternehmen kennenlernen, indem sie Zugang zur App erhalten. Die Einführung des digitalen Onboarding wird den Übergang neuer Kolleg:innen zur digitalen Plattform weiter erleichtern.
An bestimmten speziellen Standorten von Trans-Sped werden auch noch einige traditionelle Kommunikationsformen (Plakate, Poster) verwendet, aber die Unternehmens-App hat die interne Kommunikation einfacher und schneller gemacht. Zudem ist sie durch eine Suchfunktion ergänzt, durch die Informationen leicht zu finden sind. Es konnten weitere nützliche Funktionen eingeführt werden (Verwaltung, Community-Schnittstellen, Gewinnspiele), erklärte Barbara Balázsi.
Nach der Umstellung auf die unternehmenseigene App gab es bei Trans-Sped erste positive Veränderungen im Bereich der Verwaltung und des Informationsflusses, während gleichzeitig die Menge des verwendeten Papiers zu sinken begann. Barbara Balázsi wies darauf hin, dass es mit der Unternehmens-App auch einfach ist, Zielgruppen zu erreichen und Inhalte zu segmentieren.
"Ohne zusätzlichen Aufwand können Sie nur ein Unternehmen oder einen Standort erreichen. Sie können aber auch problemlos individuelle Inhalte nur für Angestellte, Arbeiter oder Führungskräfte produzieren."
Neben dem reinen Informationsfluss wird die E-Learning-Funktion zunehmend genutzt. Auch für die Schulung von Neueinsteigern sowie für wiederkehrende Pflichtschulungen und anderes internes Schulungsmaterial wird sie zukünftig zunehmend eingesetzt werden.
Die Mitarbeiter lieben sie. Immer mehr Kolleg:innen nutzen die Anwendung. Verschiedene Organisationseinheiten haben das Potenzial der App erkannt und bereits die Einführung spezieller Module beantragt. Barbara Balázsi sagte, dass die App auch von Kolleg:innen genutzt wird, um Visitenkarten anzufordern und um Ideen und Fragen einzureichen. Die beliebtesten Inhalte sind die Vorstellung von Neuzugängen, interne Empfehlungsanzeigen, Interviews mit Kollegen und Mitteilungen des Geschäftsführers.
Und dank der Digitalisierung hat sich auch das Gemeinschaftsleben stark verbessert. Trans-Sped-Beschäftigte sind offener für einen gesunden Lebensstil geworden, fordern regelmäßig gesundheitsbezogene Inhalte und sind an der Möglichkeit interessiert, gemeinsam Sport zu treiben.
"Im Rahmen des Trans-Sped Community Giving-Programms konnten unsere Kolleg:innen Nichtregierungsorganisationen in ihrer Region für eine finanzielle Unterstützung vorschlagen. Sie beteiligen sich nach den Aufrufen auch persönlich an Wohltätigkeits- und Spendenaktionen", erklärte Barbara Balázsi und fügte hinzu, dass "wir als Gemeinschaft zusammenarbeiten, um lokale Gemeinschaften in unserem Gebiet zu unterstützen".
