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Zwack hat einen Großteil der Verwaltung und der internen Kommunikation in seine Unternehmensapplikation verlagert. Die Mitarbeitenden können die App einfach auf ihr Mobiltelefon herunterladen und haben Zugriff auf alle wichtigen Arbeitsinformationen und -materialien. Darüber hinaus können sie sich über die neuesten Nachrichten informieren, an Spielen teilnehmen oder sich gemeinsam für einen wohltätigen Zweck einsetzen. Das ist der neue Schwung eines weltbekannten ungarischen Unternehmens, das für langjährige Traditionen steht, von der Digitalisierung bis zum Aufbau von Arbeitsplatzgemeinschaften und gemeinsamer Wertschöpfung.
Zwack hat getan, was immer mehr Unternehmen in Ungarn in Erwägung ziehen, aber noch in den Kinderschuhen steckt: Es hat seine interne Kommunikation auf eine eigene Unternehmens-App verlagert. Die Mitarbeitenden können die Zwapp-App einfach auf ihr Mobiltelefon herunterladen und alle wichtigen Unternehmensinformationen und Dokumente finden und ausfüllen. Sie können auf Materialien zugreifen, Fragen stellen und ihre Meinung äußern. Sie können sich aktiv an Gemeinschaftsprogrammen für Arbeitnehmer beteiligen, sich besser kennenlernen oder sich für einen wohltätigen Zweck zusammenschließen. Die "Zwapp-Ära" läuft nun seit fast eineinhalb Jahren und bringt viele spannende Vorteile mit sich. Dorottya Gulyás, die Personalassistentin von Zwack Unicum Nyrt. berichtete über ihre Erfahrungen.
Selbst in einem kleinen Unternehmen kann es eine Herausforderung sein, alle wichtigen Informationen an die Kollegen:innen weiterzuleiten. In Unternehmen mit mehreren Standorten, Fabriken und Büroabteilungen kann man nur hoffen, dass die Unternehmens-E-Mails die Mitarbeitenden erreichen. Für Büroangestellte ist das wahrscheinlich effizient, aber für die Angestellten, die nicht am Schreibtisch sitzen, sieht es anders aus.
Neben dem Budapester Standort hat Zwack noch zwei weitere Fabriken - in Dunaharaszti und Kecskemét - mit vielen weiteren Arbeitern. Die Assistentin der Personalabteilung, Dorottya Gulyás, sagte, dass es daher nicht immer ganz einfach war, die Belegschaft auf dem Laufenden zu halten und den Informations- und internen Nachrichtenfluss aufrechtzuerhalten. "Unsere Angestellten waren schwerer zu erreichen, und wir konnten sie weniger effektiv in die Unternehmensaktivitäten einbeziehen. Um Büroangestellte und gewerbliche Mitarbeitende zusammenzubringen und den gewerblichen Mitarbeitenden zu helfen, über unternehmensrelevante Neuigkeiten und Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, war es unvermeidlich, die Verbesserung unserer internen Kommunikation zu unterstützen.”
Das jahrhundertealte Zwack-Imperium hat sich ständig erneuert und seine Aktivitäten dem aktuellen Zeitgeist angepasst. Dieser traditionsbewusste und zugleich moderne Ansatz hat zu der Idee geführt, dass es sich lohnen könnte, eine Plattform einzuführen, auf der sie all diese Dimensionen zusammenbringen können. "Auch wenn wir ein traditionsbewusstes Unternehmen sind, das lieber alte Traditionen vertritt, halten wir es für einen besonders wichtigen Wert, als modernes Unternehmen zu agieren, das innovativ und jugendlich ist und neue Gesichtspunkte berücksichtigt" - fügt Dorottya Gulyás hinzu. Die Umstände und die Inspiration waren also für eine Veränderung gegeben.
Wir können nicht ignorieren, dass die Entwicklung, das Testen und die Einführung eines völlig neuen Systems in einem Unternehmen unglaublich viel Zeit in Anspruch nehmen und extrem teuer sein kann. Deshalb hat Zwack eine viel schnellere und kostengünstigere Lösung gefunden und sich mit dem ungarischen Unternehmen Blue Colibri zusammengetan. Die selbst entwickelte Software des 2019 gegründeten Unternehmens wurde speziell für die Zwecke entwickelt, die Zwack benötigte: um auch Mitarbeitende außerhalb des Schreibtisches zu erreichen, um viel effektiver zu kommunizieren, um die Verwaltung auf eine neue Ebene zu bringen, um wichtige Unternehmensnachrichten und -daten von überall aus zu teilen und um eine Plattform für diese neue Art von sozialem Leben am Arbeitsplatz zu bieten.
Anfangs wurde die App als Ergänzung genutzt, während die Informationen noch über andere Kanäle (E-Mail, schwarzes Brett, Plakate) veröffentlicht wurden. Heute werden alle Veranstaltungen des Unternehmens über das System angekündigt, und es werden auch neue Veranstaltungen erstellt. "In vielen Fällen war die App die erste Quelle für Informationen über Veranstaltungen. Danach haben die Leute aus den verschiedenen Abteilungen angefangen, sich auszutauschen, entweder in Kommentaren oder persönlich (mit Hilfe dessen, was sie in der App gesehen haben)" - sagt Gulyás. Die Aktivität und der Enthusiasmus der Nutzer nehmen ständig zu. In diesem Jahr wurde die Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit zum ersten Mal auch mit viel weniger Papier und einer einfacheren Verwaltung (Statistiken, herunterladbare Excel-Daten) durchgeführt. "Wir haben den Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben, den Fragebogen auf Papier auszufüllen, aber wir haben versucht, sie zu ermutigen, Zwapp auf jede mögliche Weise zu nutzen. Zum Beispiel haben wir an vielen Stellen im Gebäude Plakate mit QR-Codes aufgehängt, die zu den Fragebögen führten. Infolgedessen haben viele Mitarbeitende die Anwendung heruntergeladen und zu nutzen begonnen, und ein großer Prozentsatz von ihnen hat sich dafür entschieden, den Fragebogen online statt in Papierform auszufüllen" - fügte Dorottya Gulyás hinzu.
Laut Dorottya Gulyás sind die beliebtesten Inhalte Grüße zum Jahrestag, die Vorstellung neuer Kollegen:innen und Spiele, bei denen man kleine Preise gewinnen kann. "Am Anfang war es schwierig, vor allem bei der älteren Altersgruppe anzufangen, aber je mehr interessante und vielfältige Inhalte wir der Plattform hinzufügten, desto mehr Kollegen:innen begannen sie zu nutzen. Natürlich nutzen noch nicht alle unsere Angestellten und Arbeiter die Plattform, aber langsam aber sicher scheinen das Interesse und die Aktivität zuzunehmen."
Darüber hinaus spielt Zwapp auch eine positive Rolle bei der Eingewöhnung neuer Kollegen:innen, denn sie können die meisten Inhalte noch einmal lesen, sehen, welche Veranstaltungen im Unternehmen stattgefunden haben, was sie in Zukunft erwartet und welche Kommentare zu bestimmten Beiträgen abgegeben wurden. Sie können leicht das Tempo des Unternehmens aufnehmen - die Unternehmens-App scheint die Erfahrung der Zugehörigkeit zu einer Gemeinschaft zu erleichtern und zu verbessern.
Die neue digitale Plattform von Zwack hat auch viele Bereiche des Gemeinschaftslebens positiv verändert. Ein Ereignis zum Jahresende war zum Beispiel der Adventskalender, bei dem 24 Tage lang jeden Wochentag Weihnachtsrezepte, Ideen, Filmempfehlungen und DIY-Projekte auf der App geteilt wurden. Aber die wirklich tolle Teamleistung war der Weihnachtsplätzchenverkauf. "Wir unterstützen einen guten Zweck und sammeln Geld für Bedürftige, indem wir einen Plätzchenverkauf organisieren. Man kann sich als Plätzchenbäcker anmelden, und wir organisieren einen Verkauf für unsere Kollegen:innen, um die Süßigkeiten zu verkaufen. Jeder backt zu Hause Kekse und bringt sie am Morgen des gewünschten Tages ins Büro. In der Personalabteilung beschriften wir sie mit dem Namen der Person, die sie gebacken hat, und mit dem Namen des Kekses, und dann geben wir auch den Preis an. Wir stellen dann alle Kekse in unserem Empfangsbereich auf und stellen Boxen und Utensilien zum Mitnehmen bereit. Jeder kann Kekse in beliebiger Menge kaufen, auch zum Mitnehmen, und wirft den Preis in unsere Ehrlichkeitsbox", erklärt Dorottya Gulyás die Einzelheiten der einzigartigen Gemeinschaftsaktion. Dieses Programm war schon vor der neuen Plattform eine Tradition bei Zwack, aber die App half bei der Werbung dafür, bei der Durchführung der Veranstaltung und beim Austausch von Fotos und Ergebnissen.
Und die Möglichkeiten sind endlos, denn auch fast ein Jahr später erobert die App immer neue Bereiche im Unternehmen. Für die Zukunft ist zum Beispiel geplant, verschiedene Online-Kurse (E-Learning) hochzuladen und die Unternehmens-App mit ähnlich spannenden Inhalten nach individuellen Interessen zu ergänzen. Diese Materialien und Inhalte können im individuellen Tempo bearbeitet werden.
