Mehrere Standorte, Arbeiter und Angestellte, Lagerarbeiter, Augenärzte und Filialleiter - eine wirklich komplexe Herausforderung für die interne Kommunikation. Unsere Fallstudie zeigt, wie unser Partner GrandVision erfolgreich ein neues System implementiert und seine Kollegen aus verschiedenen Standorten und Positionen in die interne Kommunikation des Unternehmens einbezogen hat.
GrandVision ist eine ungarische Tochtergesellschaft der Unternehmensgruppe EssilorLuxottica, die in den Bereichen Sehtest und Sehkorrektur tätig ist. Das Unternehmen ist auch in der Tschechischen Republik und der Slowakei vertreten, so dass es insgesamt in 3 Ländern aktiv ist. Die Mehrheit der Beschäftigten ist weiblich, das Durchschnittsalter beträgt etwa 37 Jahre. Am Hauptsitz, im Zentrallager in Budapest und in den rund 150 Filialen im ganzen Land sind insgesamt 1150 Personen beschäftigt. Davon sind etwa 90 Angestellte, 60 Arbeiter und 850 (je nach Position gemischte) Filialmitarbeiter.
- Erreichen von Kollegen an verschiedenen Standorten, von denen viele keine eigenen Computer oder E-Mail-Adressen haben.
- Ansprechen der Notwendigkeit eines schnellen, effizienten Informationsflusses (angesichts der begrenzten Möglichkeiten und Nachteile von Intranets, Facebook, schwarzen Brettern und Newslettern).
- Gezielte Weitergabe sensibler Informationen (z. B. Gehaltsübersicht) an Einzelpersonen und anderer Inhalte an Zielgruppen und Gemeinschaften.
GrandVision verfügte bereits über bestehende Kommunikationskanäle, suchte aber nach einer Plattform, die den zusätzlichen Vorteil bietet, formelle Inhalte veröffentlichen zu können. Außerdem gefiel ihnen der Aufbau ihres wöchentlichen Newsletters nicht, da sie der Meinung waren, dass er nicht alle Mitarbeiter erreichen würde oder dass alle darauf zugreifen könnten. Außerdem hätten sie gerne gezielte Inhalte für bestimmte Gruppen veröffentlicht.
"DieKollegen in den Filialen haben zwar Zugang zu gemeinsamen E-Mails, aber zwischen den operativen Aufgaben haben sie nicht unbedingt die Zeit, sich hinzusetzen und sie durchzugehen. Wir mussten uns darauf verlassen, dass die Kollegen des Filialleiters die Informationen bei Filialbesprechungen an alle weitergeben. Das hängt von der Tiefe des Einzelnen und der Situation ab. Sie haben sich auch auf persönliche Informationen im Lager verlassen", erklärt Viktória Rácz, die GrandVision vertritt.
Aus diesem Grund wurde die App Blue Colibri im Jahr 2019 mit einem Testteam von 50 Personen eingeführt. Es brauchte Zeit, um die Anwendung zu erlernen, damit die Mitglieder des Testteams sie sicher verwalten und vertreten konnten. Während der einjährigen Testphase leistete das Team von Blue Colibri viel Unterstützung, und das neue GrandVision-System, GrandApp, wurde schließlich 2020 live geschaltet.
Der Schlüssel zum Erfolg war die Tatsache, dass das Management voll hinter der App stand. Verständlicherweise begrüßten nicht alle Mitarbeiter die App in gleicher Weise. Um alle für das neue System zu gewinnen und davon zu überzeugen, dass es funktionieren würde, war es notwendig, ihnen klarzumachen, dass sie sich in Bezug auf Tools und Technologie weiterentwickeln müssen.
"Der Wendepunkt war, dass viele Leute die Anmeldung für das System als völlig übermystifiziert ansahen, aber als wir ihnen zeigten, dass es das war, gab es ein "Aha!"-Erlebnis, und damit war der Widerstand gebrochen", - fügt Viktória Rácz hinzu.
Einer der größten Vorteile der Blue Colibri App ist, dass sie individuell angepasst werden kann. Nicht nur die Farben, die Hintergrundfarben oder der Wortlaut, sondern auch die Funktionen (was ist für das Unternehmen von größerem Wert, was wird nicht genutzt, usw.). Wichtig sind auch Flexibilität und Mobilität, d.h. was beim ersten Start nicht genutzt werden kann, kann später aktiviert werden.
"Es war spannend zu sehen, wie viele neue Entwicklungen in den letzten Jahren in die App eingeflossen sind, und es ist toll zu sehen, dass sowohl unsere Verbesserungswünsche für 2019 als auch Dinge, die uns gefehlt haben (z.B. Dokumentenfilterung), aufgegriffen und gelöst wurden. Wir können die Zusammenarbeit mit Blue Colibri, der Plattform selbst und dem Team dahinter nur empfehlen. Sie haben ein offenes Ohr für die Bedürfnisse ihrer Kunden und reagieren nach bestem Wissen und Gewissen. Der Support meldet sich innerhalb einer halben Stunde, das ist wirklich großartig!" - erläuterte Viktória Rácz.
- Es war ein wichtiger Wendepunkt für GrandVision, als das Intranet nach ein paar Monaten endlich abgeschaltet wurde. Dokumente von Kollegen in der Filiale sowie neue Dokumente wurden alle in die GrandApp verschoben.
- Die Kollegen im Einzelhandel zu überzeugen, bedeutete, den Großteil der Belegschaft zu gewinnen. Danach war die Nutzung der App unumgänglich.
- Gezieltes Content-Sharing wurde implementiert und wird in einer transparenten Struktur präsentiert.
- Verschiedene ansprechende Aktivitäten und Bewegungsherausforderungen wurden mit der App eingeführt.
- Es gibt auch gamifizierte Bildungsangebote, die ebenfalls nur über die App verfügbar sind und sogar Zielgruppen (z. B. Augenärzte) erreichen können, die die Plattform sonst eher nicht nutzen.
Heute hat jeder ein Konto bei GrandVision, so dass es den Menschen überlassen bleibt, ob sie sich vor den Computer des Unternehmens setzen und durch ein paar Wochen Korrespondenz scrollen, die bei weitem nicht so transparent ist wie die App, oder ob sie Informationen aus erster Hand erhalten.
Die interne Kommunikation hat sich verbessert, was sich in den jährlichen Engagement-Metriken von GrandVision widerspiegelt (nicht nur aufgrund der GrandApp, aber die Plattform wird oft im Mitarbeiter-Feedback erwähnt). Die App hat sich auch auf die Community ausgewirkt, z. B. durch die Motion-Challenge, Gamified Education und so weiter.
